КАК ПРИМЕНИТЬ ЭЦП В БЕЛАРУСИ: работа в России, электронные сервисы и безопасность для ИП

У меня есть ЭЦП, значит, я крутой ИП. Ладно, давай на начало. Вы ИП? Значит, у вас есть и ЭЦП.
Теперь без электронной цифровой подписи никуда. Как минимум, ЭЦП нужна для подачи декларации, а как максимум, знаете ли вы, на что способна ваша цифровая подпись? И раз уж вы прошли этот квест по получению ЭЦП, давайте использовать ее на 100%.

А возможностей, кстати, много. Полезными лайфхаками с нами поделится Сергей Вяличко. Кстати, именно Сергей помог нам подготовить инструкции по заполнению электронной декларации, которые очень помогли многим.
Сергей Вяличко – налоговый консультант со стажем работы более 10 лет. Партнер бухгалтерской компании ProfiKED. Команда активно внедряет электронный документооборот в работу с клиентами из разных сфер и представляет разнообразные услуги от консультации и экспресс-проверки учета до полного бухгалтерского и налогового сопровождения как ИП, так и крупных компаний.

(1:01) Итак, есть несколько вариантов ЭЦП в зависимости от носителя. ЭЦП на флеш-носителе. Можно оформить мобильную ЭЦП.
В этом случае цифровая подпись хранится на сим-карте вашего телефона, а документы заверяются с помощью специальных SMS. ID-карта тоже может выполнять функцию цифровой подписи.
Есть еще облачная ЭЦП, которая хранится на сервере удостоверяющего центра. Но это скорее технология будущего.

(1:50) Чем отличаются разновидности электронно-цифровой подписи и когда какая более подходящая, лучше? Мобильная подпись в Беларуси возможна с двумя операторами, это МТС и А1. Они выпускают ее, устанавливают, привязывают ее к вашей сим-карте и в дальнейшем вы можете пользоваться. К сожалению, мобильную подпись не так хорошо внедрили в наши порталы и сервисы, которые можно пользоваться с помощью электронной подписи. Самую большую популярность мобильная подпись у нас приобрела в банках.
Хотя не буду отрицать, ее можно использовать и на едином портале электронных услуг, и при подаче декларации, но устанавливается еще отдельное ПО, которое, возможно, будет сбоить. То есть это не такой надежный инструмент в плане взаимодействия с госорганами. С банками отлично все работает, они уже это продумали.

(2:33) Теперь пойдем немного дальше и поговорим про ID-карту. Это действительно хороший инструмент. В чем суть? В ID-карте, если кто-то получал уже, есть на задней стороне чип. Вот этот чип, это и есть ваша присвоенная уже подпись. Она завязана на вашу биометрику. Вот такой вот инструмент.
С помощью ID-карты можно пользоваться всеми сервисами, которые предполагает использование ЦП. Но есть одно условие. Помимо того, что нужно установить какое-то ПО специальное, необходим еще считыватель самой ID-карты.
Поэтому это вполне применяется уже на местах каких-то госорганов. То есть вы приходите, в этот считыватель приложили, то есть вы что-то подписали. Если вы хотите в домашних условиях какую-то административную процедуру провести, вам нужно тогда приобрести этот считыватель.

(3:28) Я знаю, что приобрести его вроде бы как несложно. На тех же самых маркетплейсах такое устройство продается. Со мной делилась опытом одна налоговый консультант. Вот она приобрела такую штучку. По итогу она сказала, что это довольно сложно, что пришлось повозиться с ПО. Не просто вставил флешку в компьютер и все заработало.

(3:48) Ну и теперь перейдем к самому популярному. Это именно ЦП на флеш-носители. опулярное оно, потому что работает уже везде.
Оно уже обкатанное больше пяти лет однозначно. Все хорошо работает. Много инструкций, много вопросов-ответов.
И в использовании это самый простой инструмент. Что открывает какие просторы? Это и обращение ЕПЭУ. Это Единый портал электронных услуг.
Современный вариант. Это ЕПаслуга с административными процедурами. Это у нас и госзакупки.
Это у нас и сайт ФСЗН, и Белгострах, и банки. Платежи можно отправлять не только СМС-подписью, но и ключом ОЦП. Действительно, в Беларуси набирает популярность Единый портал электронных услуг, ЕПаслуга.

(4:39) Есть, кстати, и в варианте мобильного приложения. Это единая точка доступа к административным процедурам, электронным сервисам госорганов и актуальным сведениям из десятков государственных информационных систем. Например, по недвижимости, по транспорту, по страхованию.
То есть вам не надо ходить ножками, чтобы получить информацию, справку или внести изменения в документы в госорганы. Очень много вопросов можно решить дистанционно. С помощью ОЦП на платформе «Обращение Бел» можно подавать запросы в госорганы, например, для получения разъяснений по законодательству.

(5:14) Правда, регистрация и работа в личном кабинете через логин и пароль без ОЦП тоже актуальны. А если у вас продвинутые контрагенты, то можно полностью отказаться от бумажных документов и перейти на электронный документооборот.

(5:27) Получил индивидуальный предприниматель такую ОЦП. Хочется еще использовать ее на полную катушку. Полностью перейти на электронный документооборот. Вот как он просто работает со своими контрагентами?
Как это можно сделать? — Для начала нужно определиться с оператором.
Это уже распространяющийся бизнес. Вариаций много. Все начинают конкурировать.
Когда есть конкуренция, есть выбор и всякие преимущества. Поэтому стоит очень тщательно изучить рынок. Вариаций много, как и по тарифам.
У кого-то зависит от количества документов. У кого-то есть ли исходящие, нет. Кто-то даже предоставлял эту возможность бесплатно.

(6:10) Поэтому стоит изучить, понять, что вам предлагают и чем вы будете заниматься. Это тоже очень важный момент. Принимать или тоже отгружать.
Будут у вас электронные накладные или не будут. Изучить этот рынок. Все операторы довольно-таки легкие в обращении.
У них легкий интерфейс по установке ОЦП, что касается. Вы когда заключили договор. Договор, кстати, заключается моментально.
Вы регистрируетесь, вы уже заключили договор ОФЕРТЫ. У всех он есть. Устанавливается одна программка, которая работает очень хорошо.
Кстати, работает во всех браузерах. Тут, знаете, вот эта конкуренция, она подвела к тому, что все должно быть удобно, чтобы все пользовались интуитивно, понятно. И опять же, чтобы не загружали их тех. поддержку.

(6:59) У меня есть контрагент в такой же ОП, у которого есть ОЦП. Договорились мы друг с другом, что заключим договор и акты будем подписывать ОЦП. Это возможно. Я вам скажу, даже это легче. Вам не надо ехать, искать друг друга, использовать почту.
Оно не потеряется. Во всех документах видны статусы, что проходит. Когда человек создал, когда отправил, кто подписал, как подписал, что написал.
Опять же, предусмотрены инструменты согласования. То есть, вам что-то не понравилось, это все фиксируется тоже с использованием ОЦП. Отправляется обратно, вы обсуждаете, созвонились, списались, что не так, перевыставили.
Инструменты очень шикарные. Там вплоть до… Некоторые уже предлагают вплоть до мини-учета.

(7:51) У меня рождается такая аналогия с мобильными операторами. Есть несколько вариантов, кому подключиться. Есть у операторов разные тарифы по разной стоимости, с разными опциями, с разными дополнительными функциями. И то же самое получается и с операторами, которые представляют услуги по электронному документу оборотов.
Хорошее сравнение. Я не удивлюсь, если наши операторы сотовой связи в какой-то момент даже захотят кусочка этого рынка. Мои такие видения, что электронный документооборот, но, может, через лет 10 бумага останется, только может записывать какие-то пометочки.

(8:35) Как таксофоны, да? — Да, да, да, что-то будет… Бумага, да? Что-то странное. Поэтому лучше подстроиться сейчас, чтобы потом не нарушились бизнес-процессы. Я клиентам говорю, я их предупреждаю, я их очень прошу.

(8:52) Давайте мы сейчас найдем, как я говорю, сейчас не такой большой перечень прослеживаемых товаров. На них потренироваться, посмотреть, как это работает. ЭЦП очень нужна темы П, кто имеет дело с системой прослеживаемости товаров.
В основном это розничная торговля и общепит. Это информационная сеть, которая помогает отследить путь сырья или готовой продукции от конвейера до прилавка. В перечень прослеживаемых товаров входят, например, холодильники, велосипеды, шины.
Список планировали, кстати, расширить с 1 декабря, но нововведения сместили на 1 октября следующего года. А в этом списке уже будут и чай, и кофе, и молочная продукция, и бытовая техника. Так что есть время потренироваться и отстроить свои бизнес-процессы.

(9:35) ЭЦП пригодится и при взаимодействии с фондом соцзащиты. В ту же форму ПУ-3 и ИП, и если у него были периоды бездействия, должен подавать за себя в электронном формате через личный кабинет на портале фонда. Обратите внимание, бумажные отчеты больше не принимаются.
В принципе, отправить отчет ПУ-3 из личного кабинета можно и без цифровой подписи, но для этого надо открыть отчетную запись на портале, лично подав заявление в своем отделении ФСЗН, а потом еще повозиться с настройками. Пожалуй, проще использовать ЭЦП.

(10:08) И на всякий случай ремарка.
ID-карта в отношении ФСЗН не работает. Учтите еще и такой нюанс. ЭЦП нужно оформить с атрибутным сертификатом.
Если у вас есть наемные работники, то сертификат нужен еще один. Если у вас есть наемные лица, или, возможно, будут, то вам необходимо с общим сертификатом сразу выпустить атрибутный сертификат. Для этого понадобится извещение постановки на учет ФСЗН.

(10:35) Его можно… На наемных работников. — Да, на наемных. Его можно взять в самом отделении ФСЗН, либо на сайте ФСЗН Есть такая функция «Узнать УНП фонда по УНП».
Она не требует никаких входов. Она есть сразу на главной странице портала. Там высвечивается все ваши данные, какой у вас район, какой у вас инспектор, все ваши УНП.
Можно это распечатать, заверить собственной подписью. Это будет тоже достаточно при обращении в удостоверяющий центр по выпуску сертификата.

(11:10) Пару слов о безопасности.
ЭЦП невозможно подделать. Посторонний человек не сможет внести изменения в документ, подписанный такой подписью. Нарушится целостность документа.
Неприятности, как правило, возникают по беспечности владельца ЭЦП. Например, несколько лет назад зафиксировали такие случаи. Хакеры через вредоносное ПО получили доступ к корпоративным компьютерам, на которых была установлена ЭЦП.
Оформляли платежное поручение и переводили деньги со счета компании жертвы в свои подкотрольные структуры. Поэтому важно соблюдать цифровую гигиену. Не переходить по сомнительным ссылкам.
Вставлять флеш-носитель в компьютер только при подготовке и подписании документа. Не передавать пароли и носители ЭЦП посторонним лицам. Или грамотно юридически оформить, если вы все-таки это делаете.
Многие иногда думают, у меня это не коснется, такое не бывает. Или слишком много доверяют людям. Такую, предположим, картину. Допустим, у ЭП есть бухгалтер. Вот это точно в практике происходит, когда начинают ругаться, выясняются отношения. И вот это может бухгалтер сделать. Пакость. Ввести много нолей в декларацию и отправить ее. Проблемы, заблокирован счет и так далее.

(12:30) Поэтому первый момент, что я посоветую. Если у нас есть бухгалтер. Ну, как она ж порой не знает.
Бухгалтер должен зайти и подать декларацию с использованием ЦП. Тогда такие отношения мы оформляем. Если это в штате бухгалтер, оформленный по трудовым отношениям, то тогда мы делаем соглашение или положение о том, как мы используем ЦП, как передаем.

(13:11) Если это несколько людей, допустим, есть еще менеджер, который отправляет те же накладные, ему тоже нужно ЦП. Тогда заводим журнал, кто когда пользовался, кто когда передавал, чтобы зафиксировать все эти моменты и в дальнейшем, если будут какие-то вопросы. Во-первых, это докажет, что вы не имели доступа к ЦП и эти действия были совершены кем-то иным.
К сожалению, да, это приведет к судебным каким-то вещам, но зато вы сможете доказать, что у вас был регламент, кто пользуется, кто не пользуется. Если мы берем того же менеджера, что всегда мы советуем, это делать ЦП отдельно тогда на человека. Я понимаю, что это затратная вещь, около 200 рублей, но зато это будет ответственность ровно того человека, который использует это ЦП.

(13:47) А если ваш бухучет ведут на аутсорсе? На практике E-Passion передает свою ЦП бухгалтеру. Такую передачу важно правильно зафиксировать в акте приемки-сдачи. Порядок пользования можно прописать в договоре.
В спорных ситуациях сможете доказать, что к ЦП имели доступ не только вы.

(14:04) Ну, вот еще может быть такая неприятная ситуация, когда флеш-носитель утерян или утерян, например, пароль к флеш-носителю. Как это решается? Смотрите, тут тоже вопросы безопасности.
Вам нужно обратиться снова в центр и выпишите заявление на отзыв сертификата. Тогда он отзывается и перестает действовать. Важный момент.
В заявлении нужно указать серийный номер. Поэтому заблаговременно найдите серийный номер и выпишите его. Потому что в заявлении нужно будет его вписать.
То есть, какая именно флешка перестает действовать.

(15:01) По поводу пароля на сам флеш-носитель, который вы задаете во время получения ЦП. Если вы забыли, то его больше никто не знает. Тогда делайте точно такую же процедуру. Вы отзываете свой сертификат, выпускаете новый. Либо… Но флеш-носитель можно использовать тоже самое. — Конечно, да. Скажем так, его отформатировать. Вы тогда не платите за сам новый флеш-носитель.
Вы платите за обновление данных.

(15:12) Если вы вдруг утеряли доступ к облачному хранилищу с сертификатом, который вам давали в листочке, тогда вы можете обратиться тоже в регистрирующий орган. Эти данные вам пришлют на почту, электронную почту, которую вы указывали изначально при регистрации.

(15:29) Вопрос, который, думаю, будет актуален для многих индивидуальных предпринимателей, которые после 1 октября получили возможность переходить в юрлицо по бесшовному переходу. Как в данном случае будет решаться вопрос с ЭЦП? — В законе это предусмотрено о вопросах предпринимательской деятельности. Отдельно есть прейскурант.

(15:54) Что происходит, когда приходит уже руководитель, он уже не ИП, он уже руководитель организации, этот сертификат отзывается по ИП, то есть он перестает существовать, и начинает действовать сертификат юрлица. В чем особенность? — Эту процедуру прописали, и она дешевле обычной. — Намного? — Именно вот этот отзыв сертификата и издания нового, причем даже с сертификатом ФСЗН, 33-34 рубля без НДС. Поэтому выделили это в отдельную категорию. Но есть одна особенность. Срок у вас остается точно такой же.
Поэтому лучше позаботиться о том, что если вдруг у вас срок подходит к концу, может стоит задуматься, что выпустить может новый сертификат. А можно ли этот вопрос решить дистанционно? Или требуется личное присутствие? При бесшовном переходе ИП в юрлицо, к сожалению, потребуется именно личное присутствие. В дальнейшем есть возможность удаленно его продлевать, если такое понадобится.

(16:53) Из последних новостей о жизни с ЭЦП заключен договор между Россией и Беларусью о взаимном признании электронно-цифровых подписей. Что это обозначает? Как это будет работать на практике? — При подписании этого договора мы признаем наши электронно-цифровые подписи с двух сторон. И тогда мы сможем обменяться документами с Россией.
Большое преимущество, которое вот такое практическое. Чаще всего водители очень любят потерять документы. От чего мы тогда уходим, когда начинаем применять документы, оборот уже, так сказать, трансграничный.

(17:34) Что это дает? — Скорость, естественно, обмена документами, потому что иногда это приводит к тому, что документы идут и две недели, и месяц. Всякое бывает. К исключению потери документов при перевозке.
И, опять же, все эти документы будут видеть органы, которые контролируют товарооборот. Вас останавливает инспекция. Дается там, допустим, как у нас это практикуется, QR-код.
Они считают, что там за документы, и находят это сразу в базах. И они видят, что вы везете, от кого вы везете, на чем вы везете, какая у вас была история. Допустим, может была перегрузка, может где-то уже выгрузились, и так далее. Они видят эту всю историю, и все чисто и прозрачно в товарообороте.
Поэтому я тут вижу только открытие возможностей и, так сказать, уменьшение объемов серого рынка. В общем, хотим мы того или нет, цифровизация активно проникает и в повседневную жизнь, и в бизнес. И надо шагать ногу с цифрой.

Смотрите еще полезное видео для вашей бухгалтерии >>